¿Qué es este aviso / política de privacidad?

Este Aviso / Política de privacidad de datos describe las categorías de datos personales que procesa la Unidad de Apoyo Scout Internacional y con qué fines. La Unidad de Apoyo Scout Internacional se compromete a recopilar y utilizar dichos datos de manera justa y de acuerdo con los requisitos de las Regulaciones Generales de Protección de Datos (GDPR), las regulaciones establecidas por la Unión Europea y la Ley de Protección de Datos 2018 (DPA 2018), la ley del Reino Unido. que engloba el RGPD.

Este Aviso / Política de privacidad se aplica a los miembros, padres / tutores de miembros jóvenes, voluntarios, empleados, contratistas, proveedores, partidarios, donantes y miembros del público que se pondrán en contacto con la Unidad de Apoyo Scout Internacional.

Quienes somos

La Unidad de Apoyo Scout Internacional es una organización benéfica exceptuada por la Comisión de Caridad para Inglaterra y Gales.

El controlador de datos de la Unidad de Apoyo Scout Internacional es el Comité Ejecutivo que se designa en una Reunión General Anual y son Fideicomisarios de Caridad. El Presidente de los Fideicomisarios de Caridad es Craig Gibson, a quien se puede contactar en manager@issu.org.uk desde este punto en la Unidad de Apoyo Scout Internacional se denominará “nosotros”.

Al ser una organización benéfica pequeña, no estamos obligados a nombrar un delegado de protección de datos.

Los datos que podemos procesar

La mayoría de la información personal que tenemos nos la proporciona directamente usted o los padres o tutores legales de los miembros jóvenes verbalmente o en forma impresa, digital o mediante nuestro sistema de membresía en línea Compass. En el caso de miembros adultos y voluntarios, los datos también pueden ser proporcionados por terceros, como Disclosure and Barring Service (DBS), Access Northern Ireland o Disclosure Scotland.

Cuando un miembro es menor de 18 años, esta información solo se obtendrá de un padre o tutor y no puede ser proporcionada por el joven.

Podemos recopilar la siguiente información personal:

• Datos de contacto personales como nombre, cargo, dirección, números de teléfono y dirección de correo electrónico personal, para que podamos comunicarnos con usted.

• Fecha de nacimiento: para que podamos asegurarnos de que los jóvenes sean asignados a la Sección adecuada para su edad y que los adultos tengan la edad suficiente para concertar una cita con Scouting.

• Género: para que podamos dirigirnos a las personas correctamente y adaptarnos a cualquier necesidad específica.

• Información de contacto de emergencia: para que podamos comunicarnos con alguien en caso de una emergencia.

• Números de identificación del gobierno, por ejemplo, seguro nacional, licencia de conducir, pasaporte, para poder procesar las verificaciones de antecedentes penales de los voluntarios.

• Detalles de la cuenta bancaria e información sobre el estado fiscal, para que podamos cobrar la ayuda de regalo de HMRC donde se realizan las donaciones.

• Registros de capacitación: para que los miembros puedan seguir su progreso a través del programa Scout o el esquema de capacitación para adultos.

• Raza u origen étnico, para que podamos hacer los arreglos adecuados en función de las necesidades culturales de los miembros.

• Expedientes médicos: para que podamos hacer los arreglos adecuados según las necesidades médicas de los miembros.

• Verificaciones de antecedentes penales: para garantizar que el Movimiento Scout sea un espacio seguro para jóvenes y adultos.

La base legal por la que procesamos sus datos

Cumplimos con nuestras obligaciones bajo el GDPR y DPA 2018 al mantener los datos personales actualizados; almacenándolo y destruyéndolo de forma segura; al no recopilar o retener cantidades excesivas de datos; protegiendo los datos personales de la pérdida, el uso indebido, el acceso no autorizado y la divulgación y asegurando que se tomen las medidas técnicas adecuadas para proteger los datos personales.

En la mayoría de los casos, la base legal para el procesamiento será mediante la ejecución de un contrato de datos personales de nuestros voluntarios adultos y el interés legítimo por los datos personales de nuestros miembros jóvenes. Los datos confidenciales (de categoría especial) tanto para voluntarios adultos como para nuestros miembros jóvenes se alinearán principalmente con la base legal de las actividades legítimas de una asociación. Se solicita el consentimiento explícito de los padres / tutores para tomar fotografías de nuestros miembros. En ocasiones, podemos utilizar un interés legítimo para procesar fotografías cuando no sea práctico recopilar y mantener el consentimiento, como eventos a gran escala. En tales ocasiones, dejaremos en claro que esta actividad se llevará a cabo y brindaremos a las personas la oportunidad de ejercer sus derechos como sujeto de datos.

Usamos datos personales para los siguientes propósitos:

• para proporcionar información sobre reuniones, actividades, cursos de capacitación y eventos Scout a nuestros miembros y otros voluntarios en la Unidad de Apoyo Scout Internacional.

• para proporcionar un servicio voluntario en beneficio del público en un área geográfica particular como se especifica en nuestra constitución

• para administrar los registros de membresía

• para recaudar fondos y promover los intereses del Movimiento Scout

• para gestionar nuestros voluntarios

• para mantener nuestras propias cuentas y registros (incluido el procesamiento de solicitudes de ayuda para regalos)

• para informarle de noticias, eventos, actividades y servicios que la Unidad de Apoyo Scout Internacional lleva a cabo o asiste

• para asegurar y evidenciar su idoneidad si se ofrece como voluntario para un papel en Scouting

• para contactar a sus familiares más cercanos en caso de una emergencia

• para asegurarse de tener y mantener las calificaciones y habilidades correctas.

Usamos datos personales sensibles (especiales) para los siguientes propósitos:

• para la protección de la salud y seguridad de una persona mientras está bajo el cuidado de la Unidad de Apoyo Scout Internacional

• respetar las creencias religiosas de una persona con respecto a las actividades, la comida y las vacaciones

• para el seguimiento y la presentación de informes sobre la igualdad de oportunidades.

Nuestros periodos de retención

Mantendremos ciertos tipos de información durante diferentes períodos de tiempo de acuerdo con la Política de retención de datos de la Asociación Scout que se puede encontrar aquí.

La Política de protección de datos de la Asociación Scout se puede encontrar aquí y el Aviso de privacidad de datos aquí .

Compartiendo su información

Jóvenes y otros interesados

Normalmente, solo compartiremos información personal con voluntarios adultos que tengan una cita en la Unidad de Apoyo Scout Internacional.

Compartiremos los datos personales de los miembros jóvenes y sus padres / tutores con la sede de la Asociación Scout con el fin de gestionar los casos de salvaguardia. El aviso de privacidad y seguridad de la Asociación Scout se puede encontrar aquí: https://www.scouts.org.uk/DPPolicy .

Voluntarios adultos

Normalmente solo compartiremos información personal con voluntarios adultos que tengan las citas apropiadas dentro de la estructura de gestión de línea de la Asociación Scout para la Unidad de Apoyo Scout Internacional, así como con la Sede de la Asociación Scout como controladores de datos en común.

Todos los interesados

Sin embargo, compartiremos su información personal con otras personas fuera de la Unidad de Apoyo Scout Internacional cuando debamos cumplir con una obligación legal. Esto puede incluir a la Asociación Scout y su subsidiaria de seguros (Unity Insurance Services), los servicios de las autoridades locales y la aplicación de la ley. Solo compartiremos su información personal en la medida necesaria para esos fines.

Solo compartiremos sus datos con terceros fuera de la organización cuando exista una razón legítima para hacerlo.

Nunca venderemos su información personal a terceros.

A veces, podemos nominar a un miembro para premios nacionales (como premios Scouting o premios Duke of Edinburgh), tales nominaciones requerirían que proporcionemos datos de contacto a esa organización.

Cuando se compartan datos personales con terceros, buscaremos garantías de que sus datos personales se mantendrán confidenciales y que el tercero cumple plenamente con el GDPR y DPA 2018.

Cómo almacenamos sus datos personales

Generalmente, almacenamos información personal de las siguientes formas:

Compass: es el sistema de membresía en línea de The Scout Association, este sistema se utiliza para la recopilación y almacenamiento de datos personales de voluntarios adultos.

Office 365: es el sistema de comunicación en línea utilizado por la Unidad de Soporte Scout Internacional. Este sistema se utiliza para todas las comunicaciones, incluido el procesamiento y almacenamiento de datos personales de voluntarios adultos en relación con la Unidad de Apoyo Scout Internacional.

Además, los voluntarios adultos conservarán algunos datos personales en hojas de cálculo / bases de datos locales.

Registros impresos y datos guardados durante la asistencia a eventos: el papel a veces se usa para capturar y retener algunos datos, por ejemplo:

• Administración de Gift Aid

• Registro de eventos

• Formularios de registros médicos y de contacto (para eventos)

• Coordinación de eventos con organizadores de eventos

Los registros en papel de los eventos se utilizan en lugar de depender de sistemas digitales seguros, ya que a menudo los eventos se llevan a cabo donde Internet y el acceso digital no estarán disponibles. Minimizaremos el uso de papel a solo lo necesario para el evento.

Su posterior procesamiento

Si deseamos utilizar sus datos personales para un nuevo propósito, no cubierto por este Aviso de protección de datos, le proporcionaremos un nuevo aviso explicando este nuevo uso antes de comenzar el procesamiento y estableciendo los propósitos relevantes y las condiciones de procesamiento. Donde y cuando sea necesario, buscaremos su consentimiento previo para el nuevo procesamiento.

Cómo proporcionamos este aviso de privacidad

Se proporciona un enlace a esta página web para aquellos cuyos datos estamos procesando. Una versión impresa también está disponible a pedido.

Tus derechos

Como sujeto de datos, tiene derecho a oponerse a cómo procesamos su información personal. También tiene derecho a acceder, corregir, a veces eliminar y restringir la información personal que usamos. Además, tiene derecho a presentar una queja ante nosotros y ante la Oficina del Comisionado de Información ( www.ico.org.uk ).

A menos que esté sujeto a una exención bajo el GDPR y DPA 2018, tiene los siguientes derechos con respecto a sus datos personales:

• El derecho a ser informado: tiene derecho a saber cómo usaremos sus datos.

• El derecho a acceder a sus datos personales: puede solicitarnos que compartamos con usted los datos que tenemos sobre usted. Esta es una Solicitud de acceso de sujeto de datos.

• El derecho a rectificación: esto solo significa que puede actualizar sus datos si son inexactos o si falta algo. Los miembros adultos podrán editar y actualizar cierta información directamente en el sistema de membresía Compass de la Asociación Scout.

• El derecho a borrar: esto significa que tiene derecho a solicitar que eliminemos cualquier dato personal que tengamos sobre usted. Hay algunas excepciones, por ejemplo, la Asociación Scout conservará cierta información por razones legales.

• El derecho a restringir el procesamiento: si cree que no estamos procesando sus datos de acuerdo con este aviso de privacidad, entonces tiene derecho a restringir cualquier uso posterior de esos datos hasta que se resuelva el problema.

• El derecho a la portabilidad de datos: esto significa que si nos lo solicita, tendremos que compartir sus datos con usted de una manera que pueda leerse digitalmente, como un pdf. Esto facilita compartir información con otros.

• El derecho a oponerse: puede oponerse a las formas en que se utilizan sus datos.

• Derechos en relación con la toma de decisiones automatizada y la elaboración de perfiles: esto lo protege en los casos en que se toman decisiones sobre usted basadas completamente en procesos automatizados en lugar de información humana, es muy poco probable que esto sea utilizado por nosotros.

Cookies del sitio web

Cookies relacionadas con formularios

Cuando envía datos a través de un formulario como los que se encuentran en nuestras páginas de contacto o formularios de comentarios, se pueden configurar cookies para recordarle sus datos de usuario para correspondencia futura.

Cookies de terceros

En algunos casos especiales, también utilizamos cookies proporcionadas por terceros de confianza. La siguiente sección detalla qué cookies de terceros puede encontrar a través de este sitio.

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Para obtener más información sobre las cookies de Google Analytics, consulte la página de información oficial de privacidad de Google.

A quién contactar

Si tiene alguna pregunta relacionada con este Aviso de privacidad o nuestro uso de sus datos personales, comuníquese con nosotros enviando un correo electrónico a Craig Gibson a manager@issu.org.uk.

Número de versión y fecha de la última revisión

Versión 1.0 - Octubre de 2020